Privacy, cookies & voorwaarden

Privacyverklaring (AVG)

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

KlantConnect V.O.F.  ·  KvK 42028337  ·  BTW NL869375349B01  ·  Versie 2.0, augustus 2026

KlantConnect verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang en met wie we ze delen.

Twee verschillende rollen

Dit onderscheid bepaalt bij wie je moet zijn, dus het staat vooraan.

We zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van deze website, van mensen die contact met ons opnemen, en van de gebruikers van onze software (de medewerkers van onze klanten). Daarover gaat deze verklaring.

We zijn verwerker voor de gegevens die door de systemen van onze klanten stromen: de e-mail die bij een klant binnenkomt, de gesprekken die zijn bot voert. Onze klant bepaalt daar het doel en de middelen, wij voeren uit. Ben je klant van een bedrijf dat onze software gebruikt en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, neem dan contact op met dat bedrijf. Wat we in die rol wel en niet doen, lees je verderop.

Welke gegevens we verwerken

• Als je contact met ons opneemt: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, branche, bedrijfsgrootte, budgetindicatie en wat je verder zelf invult of schrijft.
• Als je deze website bezoekt: technische gegevens over je bezoek, zie het cookiebeleid hieronder.
• Als je gebruiker bent van onze software: naam, zakelijk e-mailadres, een versleutelde weergave van je wachtwoord, je rol, en een registratie van de handelingen die je in de software verricht. Die registratie bevat geen inhoud van berichten.
• Als je klant van ons bent: bedrijfsgegevens, contactpersonen, facturatiegegevens en het gebruik van de dienst in aantallen.

Waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag

• Reageren op je aanvraag voor een gesprek of offerte, en het leveren van de dienst waarvoor je bij ons bent: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen daaraan voorafgaand.
• Facturatie en administratie: een wettelijke verplichting.
• Beveiliging, misbruikdetectie en het bijhouden van een controleerbaar spoor van handelingen: ons gerechtvaardigd belang.
• Verbetering van de dienst op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare gebruiksstatistieken: ons gerechtvaardigd belang.
• Analytische cookies: ons gerechtvaardigd belang, geanonimiseerd gemeten. Marketingcookies: uitsluitend met jouw toestemming.

Hoe lang we bewaren

• Contactaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: 12 maanden.
• Gegevens van gebruikers van de software: zolang het account bestaat, daarna maximaal 30 dagen.
• Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Geaggregeerde gebruiksstatistieken zonder inhoud: onbeperkt.
• Versleutelde back-ups worden volgens een roulerend schema overschreven. Verwijderde gegevens verdwijnen daarmee binnen circa 90 dagen ook uit de back-uphistorie.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. We schakelen wel dienstverleners in die voor ons verwerken. Welke partijen dat zijn, waar ze gevestigd zijn, welke gegevens ze ontvangen en op welke grondslag eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, staat in de subverwerkerslijst hieronder.

Kort samengevat: onze servers staan in Nederland. Voor het classificeren van berichten en het opstellen van conceptantwoorden gebruiken we taalmodellen van OpenAI, met Anthropic als uitwijk. Beide zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wat we doen met de e-mail van onze klanten

Onze dienst KC-Mail leest de zakelijke mailbox van onze klant, classificeert de binnenkomende berichten en stelt conceptantwoorden op. We doen dat uitsluitend in opdracht van die klant. Wat we daarbij wel doen:

• berichtinhoud verzenden naar de hierboven genoemde aanbieder van taalmodellen, om een concept te kunnen opstellen;
• per klant een kennisprofiel opbouwen uit zijn eigen informatie, zijn eigen verzonden e-mail en de concepten die zijn medewerkers goedkeuren of aanpassen, zodat concepten in zijn eigen toon worden geschreven;
• berichtinhoud en concepten maximaal twaalf maanden bewaren en daarna automatisch verwijderen.

Wat we niet doen:

• gegevens van de ene klant gebruiken voor een andere klant. Iedere klant heeft een strikt gescheiden werkomgeving;
• gegevens gebruiken om taalmodellen te trainen. We leggen die beperking ook op aan de partijen die we inschakelen;
• berichtinhoud opnemen in onze logbestanden of in het spoor van handelingen dat we bijhouden;
• zelf inhoudelijke beslissingen nemen over de mensen die onze klanten mailen.

Automatisch verzonden antwoorden. Onze software kan, uitsluitend als een klant dat per categorie zelf heeft ingeschakeld, een antwoord verzenden dat niet vooraf door een medewerker is gelezen. De klant blijft daarbij afzender en verantwoordelijk voor de inhoud. Berichten die spoed, storingen, gebreken of garantie betreffen, berichten met bijlagen en berichten waarvan de strekking onvoldoende vaststaat, worden hiervan uitgesloten.

Gegevens uit Google-diensten

Koppelt onze klant een Google Workspace-mailbox aan onze dienst, dan benaderen we die mailbox met de door hem verleende autorisatie. Het gebruik en de doorgifte door KlantConnect van informatie die is ontvangen via Google API's, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten.

Concreet: we gebruiken die gegevens uitsluitend om de door de klant gevraagde functies te leveren, we verkopen ze niet, we gebruiken ze niet voor advertenties, en we geven ze niet door aan anderen dan de dienstverleners die nodig zijn om de dienst te leveren.

Beveiliging

We versleutelen al het verkeer van en naar onze diensten, bewaren gegevens op versleutelde opslag, versleutelen back-ups voordat ze worden verzonden, hanteren toegang op basis van need-to-know met tweefactorauthenticatie op de beheeromgevingen, en scheiden de gegevens van klanten strikt van elkaar. Een uitgebreidere beschrijving verstrekken we op verzoek aan klanten.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of over te laten dragen, en om bezwaar te maken tegen de verwerking of die te laten beperken. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@klantconnect.com of via onze contactpagina. We reageren binnen één maand.

Gaat je verzoek over gegevens die we als verwerker namens een klant verwerken, bijvoorbeeld een e-mail die je naar een bedrijf hebt gestuurd, dan verwijzen we je door naar dat bedrijf. We mogen die gegevens niet zelfstandig verstrekken of verwijderen.

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met vermelding van het versienummer en de datum. Bij een wezenlijke wijziging informeren we onze klanten actief.

Cookiebeleid

Laatst bijgewerkt: juni 2026

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de site goed te laten werken en het gebruik ervan te analyseren. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek op je apparaat wordt opgeslagen.

Soorten cookies

• Functionele cookies – noodzakelijk om de website te laten functioneren. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies – om geanonimiseerd te meten hoe bezoekers de site gebruiken, zodat we hem kunnen verbeteren.
• Marketingcookies – alleen geplaatst met jouw toestemming, bijvoorbeeld voor advertenties.

Cookies beheren

Je kunt cookies altijd weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de site dan mogelijk minder goed werken.

Subverwerkers

Laatst bijgewerkt: 4 augustus 2026

Versie 2.0, 4 augustus 2026  ·  Bijlage bij de verwerkersovereenkomst

Dit is de lijst van partijen die we inschakelen bij het leveren van onze diensten. Hij maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst die we met onze klanten sluiten, en we onderhouden hem hier zodat een wijziging in de keten niet telkens een nieuwe overeenkomst vergt.

Bij KC-Mail

• mijn.host – hosting en infrastructuur, waarop het hele platform draait. Nederland. Verwerkt alle gegevens van de dienst, waaronder berichtinhoud. Geen doorgifte buiten de EER door mijn.host zelf; de onderaannemers voor datacenter- en netwerkcapaciteit zijn Voxility, Worldstream, Leaseweb en OpenProvider, met locaties in Nederland, de EU en de Verenigde Staten. Voor die laatste gelden modelcontractbepalingen.
• OpenAI – taalmodel voor classificatie en het opstellen van conceptantwoorden. Verenigde Staten. Verwerkt berichtinhoud en de opgestelde concepten. Doorgifte op grond van modelcontractbepalingen.
• Anthropic – taalmodel als uitwijk wanneer OpenAI niet beschikbaar is. Verenigde Staten. Verwerkt dezelfde gegevens, uitsluitend tijdens uitwijk. Doorgifte op grond van modelcontractbepalingen.
• Scaleway, Transactional Email – verzending van platformberichten zoals activatie- en waarschuwingsmail. Frankrijk, verwerking binnen de EU. Ontvangt uitsluitend naam en e-mailadres van gebruikers plus sjabloontekst, nooit berichtinhoud.
• Scaleway, Object Storage – bestemming voor de off-site back-up, regio Amsterdam. Ontvangt uitsluitend versleutelde gegevens; de sleutel om die te openen ligt niet bij deze partij.

Wat bewaring bij de taalmodellen betreft

We hebben bij OpenAI en Anthropic aangevraagd dat er van onze gegevens niets wordt bewaard. Zolang die afspraak niet schriftelijk is bevestigd, blijft berichtinhoud daar volgens hun standaardbeleid maximaal 30 dagen staan in logbestanden voor misbruikdetectie. Dat is iets anders dan gegevens die niet worden bewaard, en daarom staat het hier. We werken deze lijst bij zodra de bevestiging binnen is. Voor het gebruik van gegevens om modellen te trainen geldt de beperking wel al: dat gebeurt niet.

Wie geen subverwerker is

De mailprovider van onze klant, zoals Google Workspace of Microsoft 365. Die partij is verwerker van de klant zelf; de klant heeft daar zijn eigen relatie en zijn eigen verwerkersovereenkomst mee. Wij benaderen de mailbox uitsluitend met de autorisatie die de klant verleent en die hij op elk moment zelf kan intrekken.

Bij maatwerk: chatbots en voicebots

• Voiceflow – ontwikkel- en uitvoeringsplatform voor de bot. Canada.
• n8n – automatiseringslaag tussen de bot en de systemen van de klant. Duitsland, door ons zelf gehost.
• OpenAI – taalmodel. Verenigde Staten.
• Twilio – telefonie bij voicebots. Verenigde Staten.

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

KlantConnect – AI Automatisering  ·  Rens Haakman & Martinus van Zwol  ·  Versie 2.0, augustus 2026

Deel I — Algemeen

Artikel 1 – Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• KlantConnect: de Vennootschap onder Firma KlantConnect, statutair gevestigd te Wervershoof, kantoorhoudende aan De Vooruitgang 7, 1693 DT, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42028337;
• Klant: de rechtspersoon of natuurlijk persoon die een Overeenkomst aangaat met KlantConnect;
• Dienst: de door KlantConnect te leveren AI-automatiseringsdiensten. Daaronder vallen zowel Maatwerkdiensten als Platformdiensten, alsmede het beheer, het onderhoud en de ondersteuning die daarbij horen;
• Maatwerkdienst: de ontwikkeling, implementatie en het beheer van een specifiek voor Klant gebouwde toepassing, waaronder chatbots, voicebots, klantenservicesystemen en integraties. Nader geregeld in bijlage A;
• Platformdienst: het tegen een periodieke vergoeding beschikbaar stellen van toegang tot bestaande, door KlantConnect geëxploiteerde multi-tenant software, waaronder KC-Mail. Nader geregeld in bijlage B;
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen KlantConnect en Klant, inclusief het orderformulier, deze AV met de toepasselijke productbijlage, de Verwerkersovereenkomst en, indien overeengekomen, de Service Level Agreement;
• Setup Fee: de eenmalige vergoeding voor de ontwikkeling en implementatie van een Maatwerkdienst. Bij Platformdiensten wordt geen Setup Fee in rekening gebracht;
• Retainer: de maandelijks verschuldigde vergoeding voor het beheer, het onderhoud en de beschikbaarstelling van een Maatwerkdienst;
• Abonnementsvergoeding: de periodiek verschuldigde vergoeding voor een Platformdienst;
• Bundel: het aantal verwerkingseenheden dat bij de Abonnementsvergoeding is inbegrepen per factuurperiode;
• Meerverbruik: het gebruik boven de Bundel, geregistreerd en afgerekend conform artikel 5 en bijlage B;
• Werkomgeving: de van andere klanten strikt gescheiden dataruimte waarbinnen een Platformdienst voor Klant wordt geleverd;
• Gebruiker: een door Klant geautoriseerde natuurlijke persoon met toegang tot de Werkomgeving;
• AI-systeem: het geheel van taalmodellen, prompts, configuraties en regels waarmee de Dienst geautomatiseerde inhoud voortbrengt;
• Verwerkersovereenkomst: de tussen partijen gesloten overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, die integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

Artikel 2 – Toepasselijkheid en rangorde

Deze AV zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van KlantConnect. Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Op elke Overeenkomst is naast deel I precies één productbijlage van toepassing: bijlage A bij een Maatwerkdienst, bijlage B bij een Platformdienst. Neemt Klant beide af, dan gelden beide bijlagen, ieder voor de dienst waarop zij ziet.

Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende volgorde, van hoog naar laag:

1. de Overeenkomst of het orderformulier;
2. de Verwerkersovereenkomst, met haar bijlagen;
3. de Service Level Agreement, voor zover het serviceniveaus betreft;
4. de toepasselijke productbijlage bij deze AV;
5. deel I van deze AV.

In afwijking hiervan prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven alle overige documenten, de Overeenkomst daaronder begrepen, voor zover het de bescherming van persoonsgegevens betreft. Bepalingen elders die de rechten van Klant als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG beperken, blijven in zoverre buiten toepassing.

Artikel 3 – Totstandkoming overeenkomst

Een Overeenkomst komt tot stand na elektronische acceptatie (zoals e-mail of digitale ondertekening) van een offerte of orderformulier door de Klant, dan wel door ondertekening van een afzonderlijke overeenkomst.

Bij een Platformdienst komt de Overeenkomst mede tot stand doordat Klant het registratie- en instellingsproces in de software doorloopt en de daarbij getoonde voorwaarden aanvaardt. KlantConnect legt het moment en de versie van die aanvaarding vast.

Offertes zijn geldig gedurende dertig (30) dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.

Artikel 4 – Dienstverlening en de aard van AI-output

KlantConnect zal de overeengekomen Dienst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren. KlantConnect heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Klant is verplicht tijdig alle informatie en medewerking te verlenen die KlantConnect nodig heeft. KlantConnect is niet aansprakelijk voor vertraging of gebreken die het gevolg zijn van het niet of niet tijdig aanleveren van benodigde informatie door Klant.

KlantConnect ontwikkelt en beheert AI-systemen op basis van door Klant aangeleverde informatie en door Klant goedgekeurde configuraties. De output van AI-systemen is gegenereerde inhoud die afhankelijk is van de kwaliteit van de invoerdata en de configuratie. KlantConnect geeft geen garantie dat de output van de AI-systemen te allen tijde juist, volledig, actueel of geschikt is voor een bepaald doel. Klant is als enige verantwoordelijk voor het inzetten van de AI-systemen binnen zijn bedrijfsprocessen en voor het implementeren van adequate menselijke controle bij beslissingen van wezenlijk belang. AI-systemen kunnen onvoorspelbare of foutieve output genereren.

Waar de Dienst voorziet in menselijke goedkeuring vóór verzending, is die goedkeuring een handeling van Klant. Waar Klant die goedkeuring zelf uitschakelt voor een bepaalde categorie berichten, aanvaardt Klant de daaraan verbonden risico's; artikel B.7 is dan van toepassing.

Artikel 5 – Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

Setup Fee (uitsluitend Maatwerkdiensten) wordt gefactureerd bij de start van het project, te voldoen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum. Retainer (uitsluitend Maatwerkdiensten) wordt vooraf gefactureerd op de laatste dag van de maand, te voldoen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum.

Abonnementsvergoeding (Platformdiensten) wordt vooraf gefactureerd per factuurperiode, te voldoen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum. De hoogte van de vergoeding, de omvang van de Bundel en de gekozen factuurperiode staan in het orderformulier; de systematiek staat in bijlage B.

Bij een Platformdienst met een Bundel geldt voor Meerverbruik:

• de Dienst wordt bij het bereiken van de Bundel niet gestaakt of geblokkeerd;
• gebruik boven de Bundel wordt geregistreerd en achteraf gefactureerd tegen het in het orderformulier vermelde tarief per eenheid;
• het Meerverbruik over één factuurperiode is gemaximeerd op het in bijlage B beschreven plafond, zodat een uitschieter nooit onbeperkt kan doorlopen;
• KlantConnect waarschuwt Klant bij het naderen van de Bundel op de in bijlage B genoemde momenten. Blijft een waarschuwing aantoonbaar ten onrechte uit, dan brengt KlantConnect over die periode geen Meerverbruik in rekening.

Bij niet-tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente conform artikel 6:119a BW verschuldigd, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten. KlantConnect mag de toegang tot de Dienst opschorten indien een factuur meer dan dertig (30) dagen onbetaald blijft en Klant na ingebrekestelling niet alsnog binnen veertien (14) dagen betaalt. Opschorting laat de betalingsverplichting onverlet.

KlantConnect behoudt zich het recht voor de tarieven jaarlijks aan te passen, met inachtneming van een aankondigingstermijn van dertig (30) dagen. Bij een verhoging die de CBS-consumentenprijsindex over de voorafgaande twaalf maanden met meer dan vijf procentpunt overstijgt, heeft Klant het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de verhoging ingaat.

Artikel 6 – Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door KlantConnect ontwikkelde software, algoritmen, configuraties en documentatie berusten bij KlantConnect, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Bij beëindiging van de Overeenkomst vervalt dit gebruiksrecht. Artikel B.9 bevat een afwijkende regeling voor wederverkoop onder eigen merk.

Data die door Klant of door eindgebruikers van Klant in het systeem wordt ingevoerd, blijft eigendom van Klant. Trainingsdata, gespreksdata en configuratiebestanden die specifiek voor Klant zijn ontwikkeld en door Klant zijn aangeleverd, blijven eigendom van Klant. Generieke prompt-structuren, workflows en systeemarchitecturen ontwikkeld door KlantConnect blijven te allen tijde eigendom van KlantConnect, ook na beëindiging van de Overeenkomst.

KlantConnect maakt bij de uitvoering van de Dienst gebruik van externe platforms en tools van derden, waaronder maar niet beperkt tot aanbieders van taalmodellen, hosting, mailbezorging en, bij Maatwerkdiensten, ontwikkelplatforms zoals Voiceflow en N8N. De intellectuele eigendomsrechten op deze platforms berusten bij de respectievelijke aanbieders. KlantConnect staat er niet voor in dat het gebruik van deze platforms rechten van derden niet schendt, voor zover dit buiten de invloedsfeer van KlantConnect ligt.

KlantConnect gebruikt de gegevens van Klant niet om taalmodellen te trainen, en legt diezelfde beperking op aan haar subverwerkers. KlantConnect mag wel geaggregeerde, niet tot Klant of tot enige persoon herleidbare gebruiksstatistieken benutten voor de verbetering van de Dienst.

Artikel 7 – Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst ontvangen. Deze verplichting geldt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en twee (2) jaar daarna of zolang de informatie vertrouwelijk blijft.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van KlantConnect is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, of bij gebreke daarvan tot maximaal het bedrag dat Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald aan KlantConnect.

KlantConnect is in geen geval aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of reputatieschade;
• schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door Klant;
• schade als gevolg van het handelen of nalaten van door KlantConnect ingeschakelde derden;
• schade als gevolg van onjuiste antwoorden gegenereerd door de AI-systemen, tenzij KlantConnect aantoonbaar nalatig is geweest.

Klant is verantwoordelijk voor het controleren van de output van de AI-systemen voor kritieke beslissingen.

KlantConnect is uitdrukkelijk niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit: (i) wijzigingen in de werking, beschikbaarheid of output van onderliggende AI-modellen van derden; (ii) beperkingen, onderbrekingen of beleidswijzigingen van externe platformaanbieders zoals aanbieders van taalmodellen, hostingpartijen, mailproviders, Voiceflow of N8N; (iii) onvoorziene gedragingen van AI-systemen die inherent zijn aan de technologie en buiten de invloedsfeer van KlantConnect vallen.

Klant vrijwaart KlantConnect voor alle aanspraken van derden — waaronder eindgebruikers en relaties van Klant — die verband houden met de inzet van de AI-systemen binnen de onderneming van Klant, voor zover deze aanspraken niet het directe gevolg zijn van aantoonbare opzet of grove nalatigheid van KlantConnect.

De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van KlantConnect, en evenmin voor zover dwingend recht daaraan in de weg staat. Zij laten onverlet wat over aansprakelijkheid is bepaald in de Verwerkersovereenkomst; artikel 82 AVG kent een eigen regime dat door dit artikel niet wordt beperkt.

Artikel 9 – Overmacht

KlantConnect is niet gehouden tot nakoming indien dit het gevolg is van overmacht, waaronder begrepen: storingen bij derde partijen (zoals AI-providers, hostingpartijen en mailproviders), internetstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen of overige omstandigheden buiten de macht van KlantConnect. Een tekortkoming die uitsluitend het gevolg is van een nalaten van KlantConnect zelf, waaronder het niet tijdig voldoen aan een eigen betalings- of contractverplichting jegens een toeleverancier, geldt niet als overmacht. Bij overmacht langer dan dertig (30) dagen hebben beide partijen het recht de Overeenkomst te beëindigen.

Artikel 10 – Looptijd en opzegging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in het orderformulier vermelde periode. De nadere regeling van looptijd, verlenging en opzegging staat in de toepasselijke productbijlage.

Beide partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

• de andere partij de Overeenkomst wezenlijk schendt en dit niet herstelt binnen veertien (14) dagen na schriftelijke ingebrekestelling;
• de andere partij surseance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard of haar onderneming staakt.

Beëindiging laat reeds verschuldigde bedragen onverlet.

Artikel 11 – Beëindiging, teruggave en verwijdering

Bij het einde van de Overeenkomst blijft de toegang van Klant tot de Dienst bestaan tot het einde van de laatste betaalde periode, tenzij de Overeenkomst wordt beëindigd wegens een wezenlijke tekortkoming van Klant. Klant is er zelf verantwoordelijk voor dat hij vóór het einde van die periode de gegevens veiligstelt die hij wenst te behouden; KlantConnect wijst hem hier ten minste veertien (14) dagen vooraf schriftelijk op.

KlantConnect verstrekt op verzoek van Klant, gedaan uiterlijk op de laatste dag van de laatste betaalde periode, de gegevens die zich in de Werkomgeving bevinden in een gangbaar, machineleesbaar formaat. De omvang, de vorm en de termijn staan in de toepasselijke productbijlage. KlantConnect verstrekt uitsluitend gegevens die zich feitelijk in haar systemen bevinden; zij is niet gehouden gegevens te reconstrueren of functionaliteit te bouwen die op dat moment niet bestaat.

KlantConnect verwijdert alle persoonsgegevens die zij ten behoeve van Klant verwerkt binnen dertig (30) dagen na het einde van de Overeenkomst uit de productieomgeving, en bevestigt dit schriftelijk. Versleutelde back-ups worden volgens een roulerend schema overschreven; verwijderde gegevens verdwijnen daarmee binnen circa negentig (90) dagen ook uit de back-uphistorie. Gedurende die periode worden zij niet voor enig ander doel gebruikt dan herstel na calamiteit. De Verwerkersovereenkomst gaat vóór op deze bepaling.

KlantConnect mag geaggregeerde tellingen en factureringsgegevens die geen inhoud en geen tot een persoon herleidbare gegevens bevatten, bewaren voor administratieve en fiscale doeleinden gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen

Op deze AV is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 13 – Wijziging

KlantConnect behoudt zich het recht voor deze AV te wijzigen. Gewijzigde AV worden minimaal dertig (30) dagen vóór inwerkingtreding medegedeeld. Indien Klant de gewijzigde AV niet accepteert, heeft Klant het recht de Overeenkomst op te zeggen per de inwerkingtreding van de wijziging.

De op deze pagina gepubliceerde tekst geldt als de authentieke tekst. KlantConnect draagt er zorg voor dat de gepubliceerde tekst gelijk is aan de tekst die aan Klant is verstrekt; bij een verschil geldt de voor Klant gunstigste tekst.

Artikel 14 – Gegevensverwerking

Voor zover KlantConnect in het kader van de Dienst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Klant, treedt KlantConnect op als verwerker in de zin van de AVG en Klant als verwerkingsverantwoordelijke. Partijen sluiten in dat geval een Verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

Klant staat er als verwerkingsverantwoordelijke voor in dat de verwerking van persoonsgegevens via de Dienst een rechtmatige grondslag heeft, dat hij de betrokkenen conform artikel 13 en 14 AVG heeft geïnformeerd, en dat hij bevoegd is de gegevensbronnen te koppelen die hij koppelt.

KlantConnect verwerkt persoonsgegevens uitsluitend conform de gedocumenteerde instructies van Klant en de geldende wet- en regelgeving. KlantConnect mag gebruikmaken van subverwerkers met inachtneming van de informatieplicht en het bezwaarrecht uit de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 15 – Gebruik van de dienst

Klant is verantwoordelijk voor het rechtmatige gebruik van de Dienst en staat in voor naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving. Het is Klant niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor: (i) het verspreiden van onjuiste, misleidende of onrechtmatige informatie; (ii) activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden; (iii) het omzeilen van door KlantConnect of derde aanbieders gestelde gebruiksvoorwaarden; (iv) het verzenden van ongevraagde commerciële berichten in strijd met de Telecommunicatiewet.

Klant is verantwoordelijk voor het handelen van zijn Gebruikers en voor het tijdig intrekken van toegang van Gebruikers die niet langer bevoegd zijn. KlantConnect is niet aansprakelijk voor schade of sancties die voortvloeien uit onrechtmatig of niet-conform gebruik van de Dienst door Klant of diens eindgebruikers.

Artikel 16 – Gebruik van AI-modellen

KlantConnect behoudt zich het recht voor om de onderliggende AI-modellen die worden ingezet bij de uitvoering van de Dienst te wijzigen, te vervangen of te updaten zonder voorafgaande toestemming van Klant. Dit omvat mede het wisselen tussen modellen van verschillende aanbieders.

Dit recht laat de informatieplicht en het bezwaarrecht uit de Verwerkersovereenkomst onverlet. Betreft een wijziging tevens een wijziging van subverwerker, dan informeert KlantConnect Klant vooraf en kan Klant daartegen bezwaar maken, overeenkomstig artikel 28 lid 2 AVG. De eerste alinea ziet uitsluitend op het vereiste van toestemming en niet op het vereiste van informatie.

KlantConnect streeft er bij een dergelijke wijziging naar de functionaliteit en kwaliteit van de Dienst zoveel mogelijk te waarborgen. Klant heeft geen recht op schadevergoeding als gevolg van een modelwijziging, tenzij deze aantoonbaar leidt tot een wezenlijke verslechtering van de overeengekomen Dienst én KlantConnect daarvoor aantoonbaar nalatig is geweest.

Artikel 17 – Technische onmogelijkheid van integratie

KlantConnect spant zich in om overeengekomen integraties met systemen, platformen of diensten van derden naar behoren te realiseren. KlantConnect staat echter niet in voor de technische toegankelijkheid, stabiliteit of compatibiliteit van systemen buiten haar directe invloedssfeer.

Indien een integratie technisch niet realiseerbaar blijkt door oorzaken die redelijkerwijs niet aan KlantConnect zijn toe te rekenen — waaronder maar niet beperkt tot beperkingen in de API van een derde partij, het ontbreken van adequate documentatie, wijzigingen door de externe leverancier, of het weigeren van toegang door de betreffende partij — behoudt KlantConnect zich het recht voor de reeds bestede implementatie- en onderzoekstijd in rekening te brengen.

KlantConnect informeert Klant zo spoedig mogelijk schriftelijk wanneer een dergelijke technische belemmering wordt geconstateerd, onder vermelding van de aard van het probleem en een inschatting van de reeds gemaakte uren. Klant is gehouden de gefactureerde uren te voldoen, ongeacht of de beoogde integratie tot stand is gekomen, mits KlantConnect aantoonbaar heeft gehandeld conform de overeengekomen werkzaamheden en goed vakmanschap.

Dit artikel is niet van toepassing op Platformdiensten. Blijkt een in het orderformulier toegezegde koppeling bij een Platformdienst technisch onmogelijk, dan kan Klant de Overeenkomst kosteloos beëindigen tegen terugbetaling van de niet-genoten periode.

Artikel 18 – Transparantie over het gebruik van AI

KlantConnect markeert binnen de Dienst iedere door een AI-systeem voortgebrachte inhoud als zodanig, zodat Gebruikers van Klant kunnen zien dat zij naar gegenereerde inhoud kijken.

Klant is als verantwoordelijke voor zijn eigen communicatie gehouden te beoordelen of en hoe hij zijn eindgebruikers informeert over het gebruik van AI, waaronder de verplichtingen uit artikel 50 van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening). KlantConnect stelt daartoe de benodigde informatie beschikbaar en biedt in de Dienst de mogelijkheid een vermelding aan uitgaande berichten toe te voegen.

KlantConnect traint geen eigen taalmodellen en treedt niet op als aanbieder van een AI-model voor algemene doeleinden. Zij zet bestaande modellen van derden in.

Artikel 19 – Slotbepalingen

KlantConnect mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger onder algemene titel of aan een partij die de betreffende bedrijfsactiviteit overneemt, mits zij Klant daarover vooraf informeert. Klant mag zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KlantConnect, welke toestemming niet op onredelijke gronden wordt onthouden.

Is een bepaling van deze AV nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om de betreffende bepaling te vervangen door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.

Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na het einde van de Overeenkomst voort te duren, waaronder de artikelen 6, 7, 8, 11, 12 en 14, blijven na beëindiging van kracht.

Bijlage A — Maatwerkdiensten

Van toepassing op de ontwikkeling en het beheer van chatbots, voicebots, klantenservicesystemen en integraties die specifiek voor Klant worden gebouwd.

A.1 – Voorwerp en oplevering

KlantConnect ontwikkelt, implementeert, beheert en onderhoudt een specifiek voor Klant gebouwde toepassing (de Toepassing), integreert deze in de digitale omgeving van Klant en verleent ondersteuning.

De Setup Fee wordt voldaan in twee gelijke termijnen: 50% binnen veertien (14) dagen na totstandkoming van de Overeenkomst en 50% binnen veertien (14) dagen na Acceptatie. Na oplevering stelt KlantConnect Klant daarvan schriftelijk op de hoogte; Klant heeft vervolgens veertien (14) dagen om te aanvaarden dan wel schriftelijk en gemotiveerd af te wijzen. Bij gemotiveerde afwijzing wegens gebreken heeft KlantConnect een hersteltermijn van dertig (30) dagen, waarna een nieuwe beoordelingsperiode van veertien (14) dagen aanvangt. Reageert Klant niet binnen de beoordelingsperiode, dan wordt de Toepassing geacht te zijn geaccepteerd.

A.2 – Retainer en licentie

De maandelijkse Retainer omvat beheer, hosting, updates en support, en wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de CBS-consumentenprijsindex met een minimum van 0% en een maximum van 10%.

Klant verkrijgt gedurende de looptijd een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepelijke licentie om de Toepassing te gebruiken voor de interne bedrijfsvoering. Het is Klant niet toegestaan de Toepassing door te licentiëren aan derden, de broncode of onderliggende algoritmen te kopiëren, te reverse-engineeren of aan te passen, of de Toepassing in te zetten buiten de overeengekomen use-case.

A.3 – Medewerking, looptijd en offboarding

Klant levert tijdig bedrijfsinformatie, tone-of-voice-documentatie en FAQ-materiaal aan, stelt een technisch contactpersoon beschikbaar voor de implementatiefase, verleent toegang tot de voor integratie relevante systemen en geeft binnen de afgesproken termijnen feedback op testversies.

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in het orderformulier vermelde initiële periode en daarna stilzwijgend verlengd met steeds één (1) maand, tenzij schriftelijk opgezegd met inachtneming van één (1) kalendermaand opzegtermijn. Bij voortijdige beëindiging door Klant anders dan op grond van een wezenlijke tekortkoming van KlantConnect, is Klant gehouden tot betaling van de Retainer voor de resterende looptijd van de lopende contractperiode, vermeerderd met eventuele reeds gemaakte kosten voor de beëindiging van ingeschakelde derde diensten.

Bij beëindiging verstrekt KlantConnect binnen tien (10) werkdagen na een daartoe strekkend verzoek de gespreksgeschiedenis en de door Klant aangeleverde trainingsdata in JSON- of CSV-formaat, en deactiveert zij de toegang binnen vijf (5) werkdagen na het einde van de Overeenkomst. Klant heeft geen recht op de broncode, de configuratie of andere onderdelen van het systeem die eigendom zijn van KlantConnect.

Bijlage B — Platformdiensten (KC-Mail)

Van toepassing op KC-Mail: de multi-tenant software waarmee inkomende e-mail van Klant wordt geclassificeerd en waarmee conceptantwoorden worden opgesteld.

B.1 – Voorwerp en aard van de dienst

KlantConnect stelt Klant tegen een periodieke vergoeding een Werkomgeving in KC-Mail ter beschikking. Er wordt geen software voor Klant ontwikkeld en er vindt geen oplevering of acceptatie plaats; Klant richt zijn Werkomgeving zelf in via het daartoe bestemde instellingsproces.

De Dienst omvat: het ophalen van berichten uit de door Klant gekoppelde mailbox, het classificeren daarvan, het opstellen van conceptantwoorden, het opbouwen en onderhouden van een kennisprofiel, en het verzenden van door Klant goedgekeurde antwoorden. KC-Mail vervangt de mailbox van Klant niet: de oorspronkelijke berichten blijven in de mailomgeving van Klant zelf staan.

B.2 – Geen Setup Fee

Voor KC-Mail wordt geen eenmalige setup-, onboarding- of implementatievergoeding in rekening gebracht. Instappen kost uitsluitend de vergoeding over de eerste factuurperiode.

B.3 – Pakketten en Bundel

KC-Mail wordt aangeboden in pakketten die verschillen in de omvang van de Bundel: het aantal in de Werkomgeving verwerkte berichten dat per factuurperiode is inbegrepen. Het gekozen pakket, de omvang van de Bundel en de vergoeding staan in het orderformulier.

Voor branches met een structureel hoger berichtvolume, waaronder webshops, geldt bij hetzelfde pakket een grotere Bundel. De van toepassing zijnde omvang volgt uit de door Klant gekozen branche en staat in het orderformulier. Opwaarderen van pakket kan op elk moment en gaat direct in met verrekening naar rato; afwaarderen gaat in per de eerstvolgende factuurperiode.

B.4 – Meerverbruik en plafond

Wordt de Bundel in een factuurperiode overschreden, dan wordt de verwerking voortgezet. KC-Mail stopt niet met werken omdat een bundel vol is. Berichten boven de Bundel worden geregistreerd en achteraf gefactureerd tegen het in het orderformulier vermelde tarief per bericht; dat tarief daalt naarmate het pakket groter is.

Het Meerverbruik over één factuurperiode wordt gemaximeerd op de maandprijs van het eerstvolgende, grotere pakket. Voor het grootste pakket geldt een plafond ter hoogte van de eigen maandprijs; wordt dat plafond structureel bereikt, dan treden partijen in overleg over een passende afspraak.

KlantConnect waarschuwt de daartoe aangewezen contactpersoon van Klant bij het bereiken van 50%, 80% en 90% van de Bundel, en opnieuw zodra de Bundel vol is, onder vermelding van het geldende tarief en het plafond.

B.5 – Factuurperiode en jaarbetaling

Klant kiest in het orderformulier voor maandelijkse of jaarlijkse facturatie. Bij jaarlijkse facturatie betaalt Klant tien (10) maandprijzen voor twaalf (12) maanden en wordt de maandelijkse Bundel gedurende de hele jaarperiode met tien procent (10%) verhoogd.

Bij tussentijdse beëindiging van een jaarperiode door Klant anders dan op grond van een wezenlijke tekortkoming van KlantConnect, bestaat geen recht op terugbetaling van de resterende periode. Bij beëindiging op grond van een wezenlijke tekortkoming van KlantConnect of op grond van een tariefverhoging als bedoeld in artikel 5, betaalt KlantConnect de niet-genoten periode naar rato terug.

B.6 – Koppelen van de mailbox

Klant koppelt zelf een of meer mailboxen aan KC-Mail via de autorisatieprocedure van zijn mailprovider, en kan de koppeling op elk moment zelf verbreken.

Klant garandeert dat hij bevoegd is de gekoppelde mailbox te laten uitlezen en dat hij de personen wier berichten daarmee worden verwerkt, waaronder zijn eigen medewerkers, overeenkomstig de AVG heeft geïnformeerd. Klant koppelt geen mailbox die persoonlijke correspondentie van een medewerker bevat zonder dat daarover met die medewerker afspraken zijn gemaakt.

De mailprovider van Klant, zoals Google of Microsoft, is verwerker van Klant zelf en geen subverwerker van KlantConnect. Klant onderhoudt die relatie zelfstandig.

B.7 – Automatische afhandeling

KC-Mail kan antwoorden verzenden zonder voorafgaande handmatige goedkeuring, uitsluitend voor berichtcategorieën die Klant daarvoor zelf heeft ingeschakeld. Standaard staat dit voor iedere categorie uit.

Inschakelen kan alleen door de eigenaar van de Werkomgeving, alleen nadat de betreffende categorie een door KlantConnect vastgestelde drempel van onveranderd goedgekeurde concepten heeft gehaald, en alleen na een uitdrukkelijke bevestiging die in het auditspoor wordt vastgelegd.

KlantConnect sluit van automatische verzending in elk geval uit: berichten die als urgent zijn aangemerkt, berichten in de categorie storing, berichten met bijlagen, berichten waarvan de categorie of de classificatiezekerheid onvoldoende vaststaat, en berichten die binnenkomen terwijl de Werkomgeving in afwezigheidsmodus staat.

Elk automatisch te verzenden antwoord wordt gedurende een door Klant instelbare periode van ten minste vijf (5) minuten vastgehouden, waarin iedere Gebruiker het bericht kan tegenhouden. Klant is ervoor verantwoordelijk dat hij die mogelijkheid feitelijk kan uitoefenen.

Klant blijft afzender en verantwoordelijk voor de inhoud van automatisch verzonden antwoorden. Wordt een automatisch verzonden antwoord teruggenomen, dan zet KlantConnect de betreffende categorie onmiddellijk terug op handmatige goedkeuring.

B.8 – Kennisprofiel en stijlafleiding

KC-Mail bouwt per Werkomgeving een kennisprofiel op uit de door Klant aangeleverde informatie, uit door Klant goedgekeurde en aangepaste concepten, en uit door Klant verzonden e-mail, teneinde toon, ondertekening en inhoud van concepten op Klant af te stemmen.

Dit kennisprofiel wordt uitsluitend binnen de Werkomgeving van Klant gebruikt. Het wordt niet gedeeld met andere klanten en niet gebruikt om taalmodellen te trainen. Het volgt de Werkomgeving en wordt bij beëindiging verwijderd conform artikel 11.

B.9 – Wederverkoop onder eigen merk

In afwijking van artikel 6 mag Klant, indien dit in het orderformulier uitdrukkelijk is overeengekomen, de Dienst onder zijn eigen merk aanbieden aan zijn eigen klanten. Klant treedt in dat geval jegens die klanten op als contractspartij, draagt zorg voor een eigen verwerkersovereenkomst met hen en vrijwaart KlantConnect voor aanspraken die uit die relatie voortvloeien. Zonder een dergelijke afspraak geldt artikel 6 onverkort.

B.10 – Looptijd en opzegging

De Overeenkomst kent geen minimale looptijd. Bij maandelijkse facturatie loopt zij per kalendermaand en is zij opzegbaar met inachtneming van één (1) kalendermaand opzegtermijn. Bij jaarlijkse facturatie loopt zij per jaarperiode en wordt zij stilzwijgend verlengd, tenzij uiterlijk één (1) kalendermaand vóór het einde van de lopende jaarperiode wordt opgezegd; bij verlenging kan Klant overstappen naar maandelijkse facturatie. Opzeggen kan schriftelijk of via de daarvoor bestemde functie in de software.

B.11 – Offboarding en bewaartermijn

De oorspronkelijke berichten van Klant staan in zijn eigen mailomgeving en blijven daar; KC-Mail geeft die niet terug omdat Klant ze nooit heeft afgestaan. Op verzoek verstrekt KlantConnect binnen tien (10) werkdagen de gegevens die uitsluitend in KC-Mail bestaan, waaronder het kennisprofiel, de instellingen en de opgestelde concepten, in een gangbaar en machineleesbaar formaat.

KlantConnect verwijdert de volledige Werkomgeving binnen dertig (30) dagen na het einde van de Overeenkomst en verifieert die verwijdering geautomatiseerd. De regeling over back-upnawerking uit artikel 11 is van toepassing.

Gedurende de looptijd worden berichtinhoud en concepten maximaal twaalf (12) maanden na ontvangst bewaard en daarna automatisch verwijderd. Geaggregeerde tellingen zonder inhoud blijven bewaard. De volledige regeling staat in de Verwerkersovereenkomst.