Wat is KC-Mail?
KC-Mail is Nederlandse software die de zakelijke mailbox van een bedrijf uitleest, elk binnengekomen bericht in een categorie plaatst — offerteaanvraag, planning, storing, administratie — en er een conceptantwoord bij schrijft op basis van de eigen prijzen, werkwijze en schrijfstijl van dat bedrijf. Een medewerker leest het voorstel, past het eventueel aan en verstuurt het vanaf het eigen mailadres. De software vervangt de mailbox niet: die blijft staan waar hij staat.
Van binnengekomen mail naar verstuurd antwoord
Vier stappen. Drie doet KC-Mail, de laatste blijft van jou.
Het komt binnen
KC-Mail kijkt mee in de mailbox die je koppelt. Je verandert niets aan je adres, je handtekening of je manier van werken.
Het wordt begrepen
Elk bericht krijgt een categorie en een urgentie. Een storingsmelding ziet er anders uit dan een factuurvraag, en wordt ook anders behandeld.
Het antwoord staat klaar
Binnen twee minuten ligt er een voorstel in jouw toon, met jouw tarieven en je eigen ondertekening eronder.
Jij verstuurt
Lezen, eventueel een zin veranderen, versturen. Gemiddeld ben je er drie tellen mee bezig in plaats van vijf minuten.
Hoeveel tijd kost jouw mailbox echt?
Vijf vragen. Je ziet meteen wat de mailbox je per maand kost — en wat ervan overblijft.
Alles wat er op een gemiddelde werkdag binnenkomt in de mailbox die je wilt aanpakken.
Lezen, uitzoeken, typen en versturen. Reken ook de keren mee dat je hem eerst laat liggen.
Het deel dat je vaker krijgt: offerteaanvragen, planning, status, facturen.
Loonkosten van degene die de mail doet, of je eigen uurtarief als je het zelf doet.
Je antwoord gaat nu dezelfde dag de deur uit. Met KC-Mail staat het voorstel binnen twee minuten klaar — versturen doe jij.
Zo rekenen we: 21,7 werkdagen per maand. Op een terugkerende vraag staat het antwoord klaar; nakijken en versturen rekenen we op 45 seconden. Op de overige mails rekenen we geen winst. Het pakket kiezen we op jouw maandvolume, inclusief meerverbruik boven de bundel. Prijzen zijn exclusief btw. Het is een schatting op jouw eigen invoer, geen offerte.
Gebouwd voor een mailbox die er echt toe doet
Geen algemene assistent die van alles een beetje kan. Software voor één ding: de klantmail van een vakbedrijf.
Kennisprofiel
Je tarieven, werkgebied, planning en veelgestelde vragen staan erin. De concepten rekenen daarmee, dus er komt geen prijs uit de lucht vallen.
Jouw schrijfstijl
KC-Mail leert van de mail die je zelf verstuurt en van de concepten die je aanpast. Na een week klinkt het als jij, niet als een handleiding.
Herkent de vraag
Offerteaanvraag, planning, storing, administratie: elk bericht krijgt een categorie en een urgentie, zodat spoed bovenaan komt.
Verdiende autonomie
Een categorie mag pas vanzelf antwoorden nadat je hem tien keer onveranderd hebt goedgekeurd — en je kunt elk bericht nog tegenhouden.
Met meerdere mensen
Collega's werken in dezelfde omgeving, zien wie wat oppakt en voorkomen dat één vraag twee keer beantwoord wordt.
Eigen handtekening
Je vaste ondertekening staat er automatisch onder, met de juiste gegevens per medewerker.
Afwezigheidsmodus
Ga je met vakantie of ligt de zaak stil? Dan blijft alles op handmatig staan en gaat er niets vanzelf de deur uit.
Je ziet wat het doet
Hoeveel mail er binnenkwam, wat er is beantwoord en hoeveel van je bundel op is. Waarschuwing bij 50, 80 en 90 procent.
De AI stelt voor. Jij beslist.
De grootste zorg bij mail-automatisering is dat er iets raars naar een klant gaat. Daar is dit op gebouwd.
Standaard gaat er niets vanzelf
Elke categorie staat bij de start op handmatig. Jij leest, jij verstuurt. Automatisch antwoorden is iets wat je aanzet, niet iets wat je uitzet.
Eerst tien keer goed
Een soort vraag mag pas vanzelf beantwoord worden als je tien van die concepten onveranderd hebt goedgekeurd. Bevestigen doet alleen de eigenaar, en het wordt vastgelegd.
Altijd een noodrem
Een automatisch bericht wacht minimaal vijf minuten voordat het weggaat. In die tijd kan iedereen het tegenhouden. Wordt er één teruggenomen, dan gaat die categorie meteen terug op handmatig.
Nooit voor spoed
Storingen, spoed, mail met bijlagen en twijfelgevallen gaan nooit automatisch. Die blijven handwerk, ook als je alles hebt aangezet.
Je begint niet met een leeg vel
Voor tien branches ligt er een ingericht startpunt klaar: de categorieën, de veelgestelde vragen en de toon die bij het vak horen.
Voor webshops ligt het berichtvolume structureel hoger. Daar krijg je bij hetzelfde pakket een twee keer zo grote bundel.
Eén prijs per maand, geen verrassingen
Geen setupkosten, geen minimale looptijd. Je betaalt per maand, en je kunt per maand stoppen.
Start
Een mailbox die overzichtelijk is, maar wel elke dag aandacht vraagt.
- 100 berichten per maand
- 200 voor webshops
- € 0,50 per bericht daarboven
- Alle functies, geen uitzonderingen
- Onbeperkt aantal collega's
Groei
De meest gekozen maat: een bedrijf waar de post binnenloopt terwijl iedereen op locatie is.
- 300 berichten per maand
- 600 voor webshops
- € 0,40 per bericht daarboven
- Alle functies, geen uitzonderingen
- Onbeperkt aantal collega's
Pro
Een volle mailbox met meerdere mensen die meelezen en meeschrijven.
- 750 berichten per maand
- 1500 voor webshops
- € 0,30 per bericht daarboven
- Alle functies, geen uitzonderingen
- Onbeperkt aantal collega's
Je klantmail blijft van jou
Het is de post van je klanten. Daar gaan we zorgvuldig mee om, en dat is na te lezen.
Eigen servers in Nederland
KC-Mail zelf draait op onze eigen machines. Voor het schrijven van een concept gaat de berichtinhoud naar een taalmodel in de VS, onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Nooit voor een ander
Elke klant heeft een strikt gescheiden omgeving. Jouw kennisprofiel wordt nergens anders gebruikt, en niets ervan traint een taalmodel.
Twaalf maanden, dan weg
Berichtinhoud en concepten verdwijnen automatisch na twaalf maanden. Stop je ermee, dan is je omgeving binnen dertig dagen verwijderd.
Verwerkersovereenkomst
Op papier geregeld: welke partijen we inschakelen, wat zij mogen en wat er met de berichtinhoud gebeurt.
Wat mensen meestal eerst willen weten
Vervangt KC-Mail mijn mailbox?
Nee. Je blijft je eigen mailbox gebruiken — Gmail, Outlook, wat je nu hebt. KC-Mail leest mee, zet een antwoordvoorstel klaar en verstuurt het vanaf jouw eigen adres zodra je akkoord geeft. De oorspronkelijke berichten blijven gewoon bij jou staan.
Gaat er iets de deur uit zonder dat ik het heb gezien?
Alleen als je dat zelf aanzet, per soort vraag, en dat kan pas nadat je zulke antwoorden tien keer onveranderd hebt goedgekeurd. Daarna heb je nog minimaal vijf minuten om een bericht tegen te houden. Spoed, storingen, mails met bijlagen en twijfelgevallen blijven altijd handwerk.
Hoe weet de AI wat mijn prijzen en werkwijze zijn?
Bij het instellen vul je een kennisprofiel: je tarieven, je werkgebied, je planning, je veelgestelde vragen. Daarna leert het profiel bij van de concepten die je goedkeurt of aanpast, en van de mail die je zelf verstuurt. Dat profiel is van jou alleen en wordt nooit gebruikt om modellen te trainen.
Waar blijft mijn data?
KC-Mail zelf draait op onze eigen servers in Nederland. Voor het schrijven van een concept gaat de berichtinhoud naar een taalmodel in de Verenigde Staten; daarvoor gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Berichtinhoud en concepten bewaren we maximaal twaalf maanden en verwijderen we daarna automatisch. Jouw gegevens worden nooit gebruikt voor een andere klant en trainen geen modellen.
Wat als ik over mijn bundel heen ga?
Dan stopt er niets. Berichten boven de bundel worden geregistreerd en achteraf gefactureerd, tegen een tarief dat daalt naarmate je pakket groter is. Dat bedrag is per maand afgetopt op de prijs van het volgende pakket, dus bijbetalen wordt nooit duurder dan upgraden. Je krijgt bericht bij 50%, 80% en 90% van je bundel.
Hoe lang zit ik eraan vast?
Niet. Er is geen minimale looptijd en geen setupfee. Bij maandbetaling zeg je op met één kalendermaand opzegtermijn, via de software of per mail. Kies je voor jaarbetaling, dan betaal je tien maanden voor twaalf en krijg je 10% meer berichten per maand.
Hoe lang duurt het instellen?
Je koppelt je mailbox zelf via de autorisatie van je eigen mailprovider en doorloopt daarna een instelscherm van een kwartier. Je begint met het template van je branche, dus je start niet met een leeg vel. De proefperiode duurt veertien dagen.
Veertien dagen, zonder verplichting
Je koppelt je mailbox, kiest je branche en vult je kennisprofiel. Daarna zie je bij elke binnengekomen mail een voorstel klaarstaan.
- Binnen één werkdag contactWe bellen om je werkomgeving klaar te zetten en je branche te kiezen.
- Een kwartier instellenMailbox koppelen, tarieven en werkwijze invullen. Daarna draait het.
- Stoppen mag gewoonGeen setupkosten en geen minimale looptijd. Bevalt het niet, dan koppel je je mailbox los.
Prijzen en voorwaarden bijgewerkt op 11 september 2026. Alle bedragen zijn exclusief btw.